こんにちは。
今回はシェアハウスの自主管理の切り替えについて書いてみたいと思います。

シェアハウスの自主管理をやると決めたら、当然ですが、管理会社との契約を終了させる必要がありますね。

でもどのような手順でやれば良いのか、気を付けることはなにか、色々考える必要がでてきます。

そもそも本当に管理会社は契約解除に応じてくれるのか？？　心配なこともでてきますね。

ということで、今回は自主管理への切り替え手順についてみていきましょう。

契約終了の手順

・契約書類をチェックする

シェアハウスの管理会社への契約解除を行うためにはまず連絡をしないといけません。
ただ、いきなり連絡をして、すぐに解除しれ貰えるわけではありません。

まず、大事なことは、管理委託契約書の中身をしっかりとチェックしてください。

通常、契約の解除に関する事項があり、その中で契約解除の場合には最低○ヶ月前に連絡をすること、などど記載されていると思います。

また、大抵契約期間は2年と決まっているので、期間途中での契約解除が認められているのかも確認する必要があります。

違約金とかを求められると困るので、その辺りの契約条件も確認しておきましょう。

まずは契約についての現状把握をしましょう。

・契約解除の申し入れを行う

現状が把握できて、契約解除ができると判ったら、契約解除の申し入れの連絡をします。

後から言った、言わないというトラブルを避けるため、原則メールでのやり取りをして記録を残しておくようにしましょう。

ここで大事なことは後でしこりを残さないためにも、一度管理会社に訪問しておくことをお勧めします。

一応今までお世話になった訳なので、ある意味仁義は切っておいたほうが良いです。

私の場合、解除の申し入れをしたのは契約解除する3か月前でした。

当時は管理会社の管理もあまり上手くいっておらず、向こうも申し訳ない気持ちがあったようで、割とすんなりと受け入れてもらえました。

管理会社が悪いという出方ではなく、このままではお互い不幸になるので、自分が経営者としてしっかりやっていくためにも自主管理をしたい、という意思表示をしっかり示しましょう。

冷静に考えると、管理会社としても、空室ばかりで満室には程遠いような状態のシェアハウスの管理なんてあまりしたくない訳で、そういう意味ではそんなに揉めることは少ないように思います。

・契約終了日の調整を行う

契約解除の申し入れが通ったら、次に契約終了日の調整を行います。

早く終了したい気持ちはありますが、引継ぎ事項をしっかり行わないと、入居者さんに迷惑が掛かってしまいます。

ですので、ここはある程度余裕を持ったスケジュールが必要です。
そういう意味でも3か月ほどはあったほうが良いですね。

引き継ぎ事項

契約終了日が定まったら、いよいよ引継ぎ事項の調整に入ります。
順を追ってみていきましょう。

・契約書類

契約書類もできれば管理会社に伺い、現在どのような状況になっているかを聞きながら直接自分の目で確認していきましょう。

最後はすべての書類を自分が受け取ることになります。
ですので、入念にチェックすることが必要です。

特に入居者の申込書や契約書の契約期間、保険証券期間などは重要です。

・インフラ業者等への連絡

次にインフラ業者への連絡が必要です。
具体的には電気会社、ガス会社、水道局、ネット事業者などです。

管理会社が業務委託をしている場合、契約者が管理会社になっているケースがあります。今後はあなたが対応していくので、契約者を自分に変更してもらいます。

特に電気、ガス、水道は時間がかかることがありますので、どれくらい時間がかかるかも聞いておく必要があります。

また、ガスなどは立ち合いが必要なケースもありますので確認してください。

私のシェアハウスではケーブルテレビを契約していましたが、この切り替えはルータ機器を取り換える必要があったため、結構面倒でした。

契約終了日ピッタリに変更ができない場合もあります。その際はいつまで管理会社負担してもうのか、差額分はどするのかという調整も必要になってきます。この辺りも確認しておきましょう。

あと、清掃業者も通常は変更になると思います。
清掃を委託する場合には、清掃業者もこの段階で探しておいたほうが良いです。

私は当初、清掃は1か月は自分で行い、ある程度どのような依頼をすればよいかを自分で確認した段階で探しました。
ですので必ずしもこのタイミングなくても大丈夫です。

もちろん清掃も自分でやるというのであれば探す必要はありません。

・入居者への通知

最後に契約終了日一か月くらい前には入居者へ管理会社が変わる旨、管理会社とあなたの連名で書類で通知してもらいましょう。

管理会社によっては、対応してくれない会社もあるかもしれません。その場合はあなたのみでやる形になります。その調整も事前に確認しておきましょう。

自主管理の場合は、「オーナー自ら行います」という表明にもなります。

入居者さんにとってはどのような対応になるのか、不安になる方もいらっしゃいます。
ですから自主管理をすることでより良い環境になることを強調しておきましょう。

物件立ち合い/引き渡し

契約終了日には、物件を管理会社と一緒に訪れ、物件の確認を行います。

・物件の確認/立ち合い

既に何度も物件に訪れているのであれば簡単に済ませることができるでしょう。
でも、通常はあまり物件には訪れていないのではないでしょうか。

その場合には、これからの事も考えて、しっかり物件をチェックしましょう。
共用部の場所や状態もしっかりチェックします。

特にバス、トイレ、キッチンなど水周りの状態は清掃業者をいれるか、どうかの判断基準にもなります。
また、リビングや設備、備品も確認しましょう。

・引き渡し

玄関や個室の鍵がある場合は確実に引き渡してもらいます。
これがないと大変なことになります。特に注意しましょう。
例えば電子施錠型の玄関ドアなどの場合には、施錠、解錠方法も確認しておきましょう。

・入居者への挨拶

物件の引き渡しが終了したら、できたら一週間ほどの間で入居者さん一人ひとりに挨拶をしておくのが良いです。

これは単なる挨拶ではありません。

どのような入居者さんなのかを知るための情報収集の場です。

だいたいこの挨拶面談で入居者さんの素性が分かります。
直ぐに挨拶できる人もいれば、全然会えない人もいます。

ある意味、なかなか会えない人は要注意人物である可能性もありますね。

このような手順を踏みながら、いよいよ自主管理の道に入っていくことになります。

まとめ

今回は自主管理への切り替え手順についてみてきました。

契約終了の手順としては、

・契約書類をチェックします。

まずは管理会社との契約について現状把握をしましょう。

・次に契約解除の申し入れをします。

一度管理会社に訪問しておくことをお勧めします。
その後のやり取りはメールで行い、記録を残しておくようにしましょう。

・そして契約終了日の調整を行います。

ここはある程度余裕を持ったスケジュールが必要なので、3か月ほどはあったほうが良いです。

次に引き継ぎ事項ですが、

・契約書類を入念にチェックすることが必要です。
特に入居者の申込書や契約書の契約期間、保険証券期間などは重要です。

・次にインフラ業者への連絡が必要です。契約者を自分に変更してもらいます。

清掃を委託する場合には、清掃業者もこの段階で探しておいたほうが良いです。

・最後に入居者への通知を行います。
管理会社とあなたの連名で書類で通知してもらいましょう。
自主管理をすることでより良い環境になることを強調しておきましょう。

物件立ち合い/引き渡しでは、

・物件の確認/立ち合いを行います。

これからの事も考えて、しっかり物件をチェックしましょう。

・引き渡しでは玄関や個室の鍵がある場合は確実に引き渡してもらいます。

・入居者への挨拶は一週間ほどの間で入居者さん一人ひとりにしておきます。
どのような入居者さんなのかを知るための情報収集の場ですので、しっかり行いましょう。

この切り替え手順は結構重要なポイントとなります。
不安なことも多いと思います。
もし不安なことがあれば、お気軽にごお問い合わせください。また無料相談も実施しています。是非ご利用くださいね。

今回も最後までお読みいただきありがとうございました。