こんにちは。
今日は問い合わせ対応について書いてみたいと思います。
問い合わせ対応というのは簡単に言うと、あなたの物件ポータルサイトやホームページを見て、入居したいなと思った方からあなたに来る問合せのメールの事です。
では実際にどのような流れで来るのでしょうか。
問い合わせ対応の流れを一緒に見てみましょう。
目次です
問い合わせはどのような流れで来るのか？
当然ですが、ご自身のホームページを持っていない方は、ホームページから問い合わせが来ることはありません。
つまり、問い合わせが来るところは、あなたがご自身の物件の情報を載せているポータルサイトからとなります。
入居希望者はポータルサイトからあなたの物件を見つけてアクセスをします。
そして、その物件が自分の希望に合っている場合、もう少し具体的な内容や、見学を希望したい場合にはそのための予約をするためにアクションを起こす必要があります。
これが問合せになります。
ポータルサイトの場合は、問合せフォームへ必要事項を記入して送信すると、その情報が一度ポータルサイトを経由してあなたの登録してあるメールアドレスへ送信されるようになっています。
ポータルサイトにもよりますが、ポータルサイトはこの問合せ件数に対していくらかの金額をあなたに請求する形となります。
例えば、問合せ件数1件につき100円のポータルサイトがあり、1か月に10件の問い合わせがあったとすると、
＠100円×10件＝1,000円の料金をポータルサイトに支払う形となります。
問い合わせが来た場合には速やかに対応することが大事です。
特に1月から3月辺りまでは入居者様の入れ替えが激しいため、迅速な対応が必要となります。
具体的な対応の仕方は？
それでは具体的な対応の仕方はどのように行うのでしょうか。
・問い合わせの内容を確認する
ポータルサイトからの内容はサイトによっても異なりますが、まずは基本情報を確認します。
例えば東京シェアハウスの場合は、メールにて確認できるのは以下の情報となります。
[部屋番号]
[メールアドレス]
[お名前]
[見学希望日]
[入居予定、及び滞在期間]
[その他お問合せ内容]
上記情報に加え、ポータルサイトの管理画面に入ることで、以下の情報も確認することができます。
[年齢] 22
[性別] 女性
[電話番号] 4083134251
[国籍] 日本
[職種] マスコミ・広告・出版
[就職形態] その他
見学希望日が入っていない場合にはこちらから見学してほしい旨お伝えする必要があります。
入居予定、滞在期間は大事です。
シェアハウスの場合、短期入居も多いですが、できれば長く滞在してほしいので、短期の場合には理由や延長が可能かを聞いておくことも良いでしょう。
・的確な返信を行う
上記の基本情報を確認したうえで、的確な返信を行います。
ポータルサイトから受信したメールは基本的には送信専用のケースが多く、そのまま返信することはできません。
ですので、記入されているメールアドレスに返信します。
まず初めに、数あるシェアハウスの中からご自身の物件に対して問合せをしてくれたことのお礼を書きます。
次にご自身の物件のPRを簡潔に記します。
そのうえで、具体的な内容について返信を行っていきます。
例えば、年齢に制限をしている場合や、国籍に制限をかけている場合には最初にきちんと対応しないとクレームになります。
就職形態も大事です。
例えば、就活中の入居者も受け入れるのか、などはここでチェックします。
この辺りはご自身の物件の募集条件を予めしっかり決めておくことが必要です。
・見学希望の場合には極力一番早い日程で調整する
見学希望日が明記されている場合には極力その日程で調整してあげましょう。
どうしても調整が難しい場合には、こちらからいくつか候補日を打診します。
問い合わせ対応のゴールは○○！
問合せ対応のゴールは何と言ってもご自身の物件の見学をしてもらうことです。
ですので、もし見学希望日の指定がない場合には必ずこちらから見学してほしい旨お知らせして、いくつか候補日を出してもらうように促しましょう。
ホームページやプロモーションビデオなど、物件を知ってもらう術がない場合には、見学をしてもらわないことには成約に結び付く確率は非常に低くなってしまいます。
遠方からの問い合わせで見学ができない場合にはホームページやプロモーションビデオなどのツールが役に立ちます。
そういう意味でもホームページは大事です。
また、私は見学してもらうお願いをすると同時に返信メールには必ず物件のホームページURLを載せます。
そして、見学するまでに必ず見ておいてもらうようお願いします。
こうすることで、事前に物件やオーナーの情報をインプットしてもらいます。
このやり方は非常に有効です。
まとめ
ということで、今回は問い合わせ対応について書きました。
問合せ対応は入居希望者さんと初めて繋がる第一歩となります。
ですから、まずはしっかり問い合わせをして頂いたことに関して感謝の意を記します。
そのうえで、入居希望者の情報を確認し、的確な返信を行います。
そして、問い合わせ対応のゴールは「見学してもらうこと」です！
見学希望日時が明記されていれば、極力その日程で調整します。
難しい場合にはこちらの希望日時をいくつか打診します。
また、見学希望日が書いていない場合にはいくつか候補日を出してもらうよう促します。
物件を見学してもらうことがゴールですので、しっかり見学してもらう約束を取り付けましょう。
今回も最後までお読みいただきありがとうございました。