こんにちは。
今回は定期借家契約の再契約について書いてみたいと思います。

契約のところでも書きましたが、定期借家契約では更新というものがなく、代わりに再契約があります。
再契約をすることで、入居者の方は引き続き物件に住むことができます。

ですから、手続きは違いますが、住んでいる方にとってはあまり変わりません。

ただし、手続きに関してはちょっと注意する部分もありますので、そういう点も含めて書いてみたいと思います。

契約が終了するまえに○○を行う！

それでは、再契約を締結する前までに行うことについて確認していきましょう。

再契約を迎えるタイミングの前に行っておく必要があることがあります。
それは何かわかりますか？

それは、「契約終了通知を出しておく」ことです。

なぜ、必要なのでしょうか？

・契約終了通知を出す必要がある。

まず、1年以上の定期借家契約の場合には、契約の終了通知は１年前から6か月前までの間に書面にて通知しなくてはいけません。
しかし、シェアハウスの場合は1年未満での契約もあり得ます。

この場合、本来は通知義務はありません。

何故かというと、契約期間終了の通知義務は、借主が、契約期間を忘れてしまう懸念が想定されるところから、それを防止するため、あるいは貸主が再契約の意思がない場合、借主に代替の賃貸建物を探す余裕を与えるために設けられた規定だからです。

しかし、契約期間が1年未満の場合、借主が期間満了を失念することは通常考えられないので、終了通知義務は契約期間が1年以上の場合に限られたのです。

が…、上記はアパートやマンションの想定です。シェアハウスの場合、なんと自分の契約期間を忘れる人は結構いるんですよ！。ビックリしました。。

なので、念のため、契約終了の1か月前までには送るようにすることをお勧めします。

契約終了通知で大事なこと

現在の契約の終了通知を出すタイミグはわかりました。
では、その契約終了通知で大事なことはなんでしょうか？こちらを確認していきましょう。

・こちらの意思の通知

まずはオーナーとして、次回の再契約を行う意思があるかどうかを明確にしておく必要があります。
もし万一、再契約を行う意思がない場合には、再契約は行わないよ！ということを伝える必要があるからです。

ですが、素行が悪い入居者ではない限り、基本は1日でも長く居てもらいたいですから、再契約を行う意思があるよ！という意思を伝えておきましょう。

・次回の再契約の期間

再契約に関して、契約期間はある意味オーナーさんの好きなように決めることができます。
私は、再契約に関しては、特段問題がなく、お互いが再契約に合意していれば6か月としています。

ただし、あまりルールを守らなかったり、他の入居者に迷惑がかかるような人であれば、イエローカード的な意味合いで再契約も3ヶ月にしています。

つまり、3ヶ月は猶予を与えましょう。それでも行いが変わらず他の人に迷惑がかかるようであれば次回の再契約はしませんよ！と宣言します。

何故か？　シェアハウスオーナーは善良な入居者さんを守る義務があるからです。

・家賃や共益費等の金額変更がある場合はこのタイミングで！

家賃や共益費を変更したいな、という要望がある場合は、この契約終了通知のタイミングで行うのが良いと思います。
その理由は、このタイミングで契約が一度終了するので、大義名分としては非常に良いです。

因みに家賃や共益費等の値上げに関して、あまり理由を聞かれたくないという人もいらっしゃるかもしれませんね。
その場合には、契約書や特約に値上げの理由を公表しない旨を明記しておくと良いです。

・返信納期を決める

契約終了通知を差し出すときには必ず、納期を付けるようにしましょう。そうしないといつまで経っても返信がこないということにもなりかねません。

私は書面の到着後、3日間としています。3日以内にメールにて返信頂けるようお願いしています。

・契約再契約しない場合の対応

再契約は、オーナーの都合により再契約をしないこともあり得ますよね。
例えば、オーナー自身の問題であったり、入居者がルールを守らなくて出て行ってもらいたいとかもあります。

この場合、もし理由を言いたくない場合には、契約終了通知の文面に理由は言わない旨記載しておくと良いでしょう。
以前の管理会社さんは理由は言わない旨、文面に明記してありました。

ただ、理由は言わなくても良いが、もちろん言ったほうが親切だと思いますよ。
こちらの都合か、先方の問題かなどなど。。
この辺りはオーナーさんの判断によりますね。

万一、再契約をしない場合には、退去の手続きを速やかに行いましょう。

退去の手続きについては、退去の手続き　をご確認ください。

再契約の手続き

さて、再契約の合意がされたら、再契約の手続きを行いましょう。

・再契約書の作成

再契約書の作成は初回と同様の形式で行います。
文面も同じで大丈夫ですが、新たな契約ですので原則、初回と同じ書類を用意します。

・契約手続き日時の確定

契約書ができましたら、契約手続きする日程を決ましょう。

万一、契約終了日を超えてしまうことがないよう、余裕をもって日時を決めることをお勧めします。
私は大体に週間前位には設定するようにしています。

・契約当日

原則契約行為であり、書面を取り交わす必要がありますから対面で行います。

私は、初回契約と同じ形でシェアハウスのリビングで行います。

特にルール違反などをしている方には、再度契約書の読み合せを行い、ルール順守の徹底を確認させます。
言ってみれば、こんどやったらアウトだよ、ということを暗に伝えておきます。

・手数料はどうする？

管理会社が行っているシェアハウスでは再契約手数料を取るところもたくさんあるようです。
基本は契約行為ですし、それなりの時間をかけていますから、手数料をとることは問題ありません。

ただ、私の場合は、再契約の手数料はとりません。

その分、シェアハウスを快適にして頂けるよう、環境美化など率先してやってもらっています。

入居者からお金を取ろうという考えではなく、お金は最低限で良い代わりに、お互いがより良いシェアハウスにしていこうという姿勢を持ってもらえればと思っています。

再契約が終了したら

再契約の手続きが無事終了したら、締結した契約書は初回契約書と合わせて保管しておきましょう。

私のように3ヶ月や6か月単位で再契約をする場合には、保管書類は結構溜まります。
ですから、契約書の保管方法もすぐに取り出せるように、体系的にしておくことをお勧めします。

まとめ

以上、今回は再契約について書いてみました。

再契約は、手続きをする前に、契約終了通知を出す必要がありましたね。
こちらは義務ではありませんが、やっておいたほうが良いと思います。

再契約の合意がお互いにとれたら、再契約の手続きをする日程を決めましょう。
日程はだいたい契約終了の2週間くらい前には終えるようにしましょう。

そして、再契約の手続きが無事済んだら、契約書類をしっかり保管しておきましょう。
ある意味、会社と同じですから、机の引き出しなどに体系的に保管することを心がけましょう。

ということで、今回は再契約の流れと手続きについて書いてみました。