こんにちは。
今回はシェアハウスの契約当日の後にやっておくことについて書いてみたいと思います。
契約当日が終わるとついホッと一息ついてしまいますよね。
でも、最後に契約後の処理をしておかないといけないことがちょっとあります。
では、見ていきましょう。
契約後の事務作業は大事！
契約後の処理の代表はやはり「事務作業」です！
サラリーマンの時もそうでしたが、契約した後は契約書類を事務センターに送って処理をお願いしてもらっていました。
でも、現在は事務をやってくれる人もいませんから全部自分でやっています。
ということで行う事務作業は以下の2つです。
・契約台帳を更新する
・書類のファイリング
「なんだ、そんなことか」と思うかもしれません。
でも、私にとっては結構新鮮でした。
逆にサラリーマン時代は色々な仕事に専門部署があったので本当に楽だったのだな、と思っています。
当時は色々な部署と折衝しなければいけなくて面倒だなと思っていたのですが（笑）
そんな事務作業ですが、もう少し詳しく見ていきましょう。
・契約台帳を更新する
これは必須で作っておきましょう。
簡単に言うと、入居者の名前、家賃、契約期間、保証人住所など申込書の内容をExcelで一覧表にしたものです。というか、これがないと契約管理ができなくなってしまいますね。
事務作業は、一般には管理会社が行っていた業務です。
私の契約台帳には、上記の情報のほか、家賃収支、毎月の水道光熱費などの詳細内訳、備品在庫、清掃チェックなどがシートごとにまとめてあります。
もちろん、1か月に一回とか、日程を決めて行ってもいいのですが、やはり忘れてしまわないうちに更新しておくほうが良いと思います。
・書類のファイリング
こちらは契約書など原本の保管です。
実際は申込書、定期借家契約の説明書、契約書、利用細則、保険証書をクリアファイルにまとめて、バインダーに挟んでしまいます。
私は保険は自身の法人で一括契約しているので保険証書も自分で保管していますが、入居者自身で入ってもらう場合には、原本は保管をお願いして控えを貰うようにしましょう。
詳しくは保険のところで書きますね。
実は契約書など物件関連の保管は結構場所を取ります。
契約書の原本は紙で保管しておかなくてはいけないので、こればかりは仕方ありませんね。
でも、見たいときにすぐ見れないといけないので、私は契約したら直ぐに契約書類はスキャンしてPDF文書にして電子化しています。
これはサラリーマン時代に良くやっていたことなので、癖になっています。
保険手続きについて
ファイリングのところで保険の話がでたので、こちらで補足します。
通常のアパートなどでもそうですが、入居者さんには必ず保険に入ってもらいます。
加入してもらうのは家財保険で、特約で借家人賠償、個人賠償責任が付いているものです。
基本は入居者さんが直接保険代理店と契約して加入してもらう形になると思います。
私は法人で一括契約しているので、保険手続きも私のほうでやります。
一括契約のメリットは部屋ごとに契約するので、入居者さんの入れ替えがあっても変更手続きだけで済んでしまうことです。
入居者さんに任せておくと更新手続きを忘れていて契約が切れていたということもありますので注意が必要です。
しっかりした保険代理店なら良いですが、以前、実際契約切れを経験したので念のため書いておきます。
あなたの周りにも保険代理店をやっている人もいると思いますので、詳しくはその方に聞いてみてください。
もしいなければ私のほうでもご紹介できますので、ご相談ください。
ポータルサイトの修正を忘れずに！
最後にもう一つ大事なことは、ポータルサイトの情報を必ず修正しておきましょう。
ポータルサイトは自分で修正を行わないといつまでも空室状態になっています。
そうすると入居したにもかかわらず問い合わせや見学依頼ができていまいます。
そういうことにならないためにも、ポータルサイトは契約が終わったら修正をしましょう。
私は複数のポータルサイトに掲載しているのですべてのポータルサイトの修正をする必要があります。
まとめ
今回はシェアハウスの契約後の処理について書いてみました。
まずは事務作業として、以下の２つをやっておきましょう。
・契約台帳を更新する
・書類のファイリング
契約後の事務作業は面倒ですが、これを怠ると再契約の時にも支障をきたすのできちんと処理しておきましょう。
そして、保険の手続きも忘れずに行ってもらいましょう。
保険は万一の時に役に立つものですから大事なことです。
そして、最後にポータルサイトの修正もしっかり行っておきましょう。
今回も最後までお読みいただきありがとうございました。