申込が来た！その時の対応手順は？

こんにちは。
今日は物件の見学が終わり、ついに申し込みが来た時の対応手順について書いてみたいと思います。

やはり申し込みが来た時って嬉しいですよね(^^♪
私も最初の時は「やった！」と飛び上がって喜んだ記憶があります♪

でもそういう時って何をどうすれば良いかわからなくなってしまうことってありますね。
そうならないためにもしっかり整理しておきましょう。

申込が来た時の対応は？

申し込みは、大抵の場合はメールできます。
わざわざ電話で頂くこともありますが、稀だと思います。

ですが、いずれの場合もこちらからの返信は必ずメールで行いましょう。これは他の記事でも書きましたが、記録を残すためです。特に今後契約に至るまで何度かやり取りをすることになります。ですから、時系列で整理しておく意味でもメールでのやり取りは大切です。

実は不動産業界はアナログなところが多くて、電話でのやり取り後、メールをくれる管理会社はほとんどありません。
なので、結構な確率でトラブルになることが多いです。いわゆる「言った、言わない」のトラブルですね。

私が管理している他のアパートの管理会社も当初は電話ばかりでしたが、頻繁にメールの催促をして、今はメールでのやり取りが多くなりましたが、それでも100％ではありませんね。

ですからこれからシェアハウスを自主管理するあなたはメールで記録を残す、ということに関しては徹底してください。
最終的には自分のみを守ることにもつながります。

一番最初に貰うものは「入居○○」

相手が申し込みの意思があって連絡がきたのですから、最初の返信で必ず添付する書類があります。
それは・・・

「入居申込書」です！！

この入居申込書を相手から受け取って初めて、申込みが完了したことになります。
ただし、契約できたわけではないので、注意してくださいね。
あくまでも申し込みの合意です。

では実際の入居申込書には何を書いてもらうのでしょうか。
色々な形式がありますが、大きくは以下の項目になります。

・契約予定日・入居予定日
・申込者の氏名・住所・電話番号（携帯番号）
・申込者の勤務先・住所・電話番号・勤続年数・年収・給与振込先金融機関・給料日
・緊急連絡先（保証人）の氏名・住所・電話番号・申込者との関係
・緊急連絡先（保証人）の勤務先・住所・電話番号・業種・役職名・年収

この中で私が一番重視しているのは緊急連絡先です。基本親族となります。
シェアハウスの場合、就活中の方や学生もいらっしゃいます。オーナーとしては家賃をちゃんと払ってもらえるかが肝になります。ですので、緊急連絡先、いわば保証人欄がしっかりしていることが一番大事です。

外国人を受け入れるシェアハウスも多いと思います。私の物件でも受け入れはしていますが、基準は日本国内での保証人が取れることが前提としています。

外国人はいくら実家を緊急連絡先にしても海外とのやり取りはリスクが高いので、私は認めていません。
この辺りはあなたの基準で検討してください。

この入居申込書を記入して頂き、自分のところに返送された時点で申し込みの合意がされたとみなしています。
普通のアパート、マンションもそうですが、入居します！と言っても数日経ってやっぱり止めましたということってよくありますよね（汗。

もちろん、入居申込書をもらったからと言って100％入ってくれるわけではないのですが、双方が合意していることが重要です。
管理会社に委託しているときは会社に文句言えますが、自主管理の場合にはすべて自己責任です。

ですので、しっかり入居申込書を貰って合意をとりましょう。

ポータルサイトの募集停止はいつ行う？

入居申込書を貰った段階で心は満室♪　なのですが、ポータルサイトの募集停止はいつやればよいでしょうか？

良く入居申込書を頂いた方からは募集停止のお願いが来ることがあります。
しかし、この段階で募集を停止すると万一契約まで至らなかった場合にリスクが生じます。
ですので、私は募集停止は正式な契約が終了した段階で行っています。

では、契約が終了するまでの間に問合せが来てしまったらどうすればよいか？という質問もあると思います。
ご存知の方もいらっしゃると思いますが、この場合は、入居希望者の順位付けを行います。

つまり、入居申込書を頂いている方が第一順位とし、その後問合せや内見希望が来た場合には、その方を第二順位とします。
第二順位の方にはすでに申し込みが入っていることを伝えて、第一順位の方の申し込みがなくなった場合に入居できる旨予め伝えておきます。

もちろん、これは絶対ではありません。申込書を頂いた段階でポータルサイトの募集を停止しても何ら問題はありません。
もし入居申込書を頂いた方の契約が流れてしまったら、どの時点で新たに募集を再開すればよいだけです。
ただ、その間の見込み客がなくなるということになります。

その辺りも自分で判断することになります。
とは言え、その間に10人も20人も問い合わせが来るか？と言えば、私はそんなに来た経験はありません（笑）
なので、そんなにシビアに考えなくてもいいとは思います。

まとめ

ということで、今回は申込が来た時の対応手順について書いてみました。

やはり大事なことは、契約までのやり取りで「言った、言わない」のトラブルを防ぐため、返信は必ずメールで行うということですね。

そして、なるべく早く入居申込書を貰うということです。入居申込書を貰うことでお互いが入居に関して合意を行う訳ですので契約に至るまでの確率が格段に上がります。

最後にポータルサイトの募集停止に関しては、私は正式な契約が終わるまで募集を続けます。
そして、その間は入居希望者の順位づけを行って、見込み客を少しでも多く確保できるよう努めています。

ただ、この点に関してはあまりシビアに考えずにご自身の判断で行って頂いて良いと思います。

次回は契約前の準備にはどのようなことがあるのかについて書いていきます。