退去は必ずやってくるもの

こんにちは。

つい最近、九州から来ていた方が退去になりました。実はその方は、最近入居したばかりだったんです。

礼儀正しく、すごく良い方で、私も長くいてほしいなと思っていたのですが、会社の都合で仕事を辞めざるを得なくなり、残念ながら地元に帰って新しい仕事にチャレンジするということになりました。

シェアハウスは若い人が多かったり、パートやアルバイト、ベンチャー企業に努めている方などが多いので、ある意味企業の都合で仕事がなくなったりすることもあります。

そんなこともあり、シェアハウスでは退去が発生することも多いです。

余談ですが、私のシェアハウスでは、ご両親など身元を保証してくれて、家賃を払ってもらえる保証があれば、就活中の方でも受け入れています。ここは「東京で働きたいという若い女性を応援する」という私の想いもあるので、夢に向かって頑張っている方は今後も応援していきます。

シェアハウスや一般のアパート、マンションもそうですが、退去は賃貸管理をしていく中では必ず経験することです。いわゆる出会いと別れで言うところの「別れ」ですね。

賃貸物件ですから、一生その物件に入っている人はあまりいませんからね。。

シェアハウスは上記のような理由でアパートなどよりも入れ替わりが多いため、退去の立ち合いをする回数も増えます。

ちょっと面倒に思うかもしれませんが、慣れてくれば難し事ではありませんし、マニュアル通りにやれば問題なく行うことができます。

つまり、マニュアルをしっかり作っておき事が大事ですね。

今回は退去通知が来た時の対応や手続きのついての概要と退去の前日までにしておかなければいけないことを説明します。

退去の流れはどうなっているのか？

まず、退去の大まかな流れについてみてみましょう。

基本は、退去は入居者からの通知から始まります。稀にオーナー側から退去を申し入れることもあるかもしれませんが、あまり頻繁にはないと思います。逆に会っては困りますね（笑）

入居者から退去の通知がくると、オーナーは退去手続きの案内を出して、退去までの流れを教えてあげます。

そして、退去までの間に新しい入居者をいれるための募集も開始します。これはシェアハウスの稼働率を上げるために大切なことです。できるだけ空室日を少なくすることが必要です。

因みに冒頭の方が退去した部屋は一週間後には新しい入居者を迎えることになりましたので、空室日は僅か6日です。

そして、退去当日に退去立会を行います。

退去立会は個室や共用部で使用している個所などのチェックを行ったり、有料となる項目の確認、最後の個室の鍵の返却などを行います。

ホテルで言うところのチェックアウトですね。

私のシェアハウスでは退去立会はあくまでも上記のようなチェックをするためですので、立ち合い手続き後、退去者は自分の好きな時間に出てもらっています。

当日までお金を頂いているので、例えば飛行機の時間まで暇ならばリビングで過ごしてもらっても構いません。厳密に出ていくところを立ち会うわけではありません。

そして退去の翌日以降に清掃をして、もし修繕が必要な場所があれば原状回復作業を行います。

あとは次の入居者を受け入れる体制を作っておいて退去の流れは終了です。

退去通知が来た時の対応は必ず○○ですること！

では、具体的な内容についてもう少し詳しく説明していきますね。

・通知には必ずメールで返信する

まず、退去の意思表示は必ずメールかLineで行って頂くようにしています。これは口頭だと忘れてしまったりすることがあるためです。

連絡をもらったら、こちらから退去手続きの流れについて返信するのですが、こちらは必ずメールで行います。
これは相手に最後までやり取りのエビデンス（記録）を残すためですので非常に大切です。

とは言え、毎回一からメールの返信文を書いていると面倒なので、退去に関する返信用メールのひな形を作っておくと便利ですね。

メールのひな形に関しては、問い合わせや見学後のお礼メールなど、シーンごとにひな形を作っておくことをお勧めします。

・退去日時を迅速に決めてもらう

最初に連絡をもらう時はだいたい退去日が明確に決まっていないことが多いです。逆にそれはそれで良いんです。
退去する意思表示は早ければ早いほどこちらは次のアクションを起こすための準備ができます。

私のシェアハウスの定期借家契約では少なくとも1か月前以上に意思表示をしてもらうことにしています。

とは言え、いつまでの退去日時が決まらないと次のアクションが遅れてしまいますので、連絡を頂いた後はなるべく早く退去日時を決めてもらうことをお願いしています。

・次の募集を開始する

ここで、ポータルサイトの募集についてちょっと補足しますと、ポータルサイトではお部屋の入居状況は、満室、空室、空室予定の3パターンが多いです。

空室予定ですと空室予定日を記すことができるので、ポータルサイトには空室予定日を入れておくと多少ズレがあっても大丈夫です。退去日時日時が確定したら、空室予定日の変更をしておくことで対応できます。

なんやかんや言って一か月ってすぐに経ってしまいますので、目安としては、少なくとも1か月前からポータルサイトに掲載し募集開始できるようにしておくと良いですね。

退去手続きはどんなものがあるのか？

では、退去当日までの間で、退去の手続きはどのようなものがあるのか確認していきましょう。

・退去手続きの流れを知らせる

私のシェアハウスでは、退去の連絡を受けると、確認のメールと一緒に「退去の手順」を書いた書類を添付して返信します。退去者はこの書類を見ることで、退去当日までの流れと手続きを全て確認することができます。

・退去日の確定してもらう

概要にも書きましたが、速やかに退去日を決めてもらうお願いします。

・粗大ゴミの手続きをお願いする

退去後にトラブルとなる一つに粗大ゴミがあります。

よくあるのが布団やカラーボックスなどの粗大ごみをそのまま一般ゴミとして捨てていってしまうケースです。ですので、粗大ゴミは予め手続きをするようお願いしておきます。またもし回収されないゴミがあった場合には後日精算時に代金を差し引く旨明記しておくことが必要です。

・保証金の返金など、精算についての手続きの案内をする

私のシェアハウスでは、入居時に保証金（デポジット）を頂いています。特に問題がない場合にはそこから半額を清掃費として償却し、半分は退去後精算する形をとっています。
お金に関しては一番のトラブルの原因となりますので、しっかり記載しておきましょう。

・保険の解約手続きの案内をする

良く忘れがちなのが保険の解約手続きです。
保険は原則本人が解約しなければいけませんので、退去までに保険会社に連絡して解約してもらうように明記しておきます。

私のシェアハウスでは、保険に関しては私の法人で一括契約しているので、退去者が何かの手続きをする必要がないようにしています。

・鍵の返却について案内をする

個室の鍵を返却しない、紛失した場合には弁償してもらう旨明記しておきます。

・郵便の転送について案内をする

郵便の転送届を必ずするよう明記しておいたほうが良いです。もし退去後に郵便が届いた場合の対応も記載しておきましょう。

実は、転送届をしましたと言っていたのに退去後郵便物が届くことは結構あります。このような対応については退去当日はどのようにすればよいのか？という記事で詳しく書きますが、事前の案内で知らせておくことは大事です。

まとめ

ということで、今回は退去通知が来た時の対応や手続きに関して書いてみました。

退去通知が来た時は、以下の手順で準備をしましょう。

・通知には必ずメールで返信する
・退去日時を迅速に決めてもらう
・次の募集を開始する

そして、退去手続きはどんなものがあるのかというと、

・退去手続きの流れをメールで知らせる
・退去日の確定してもらう
・粗大ゴミの手続きをお願いする
・保証金の返金など、精算についての手続きの案内をする
・保険の解約手続きの案内をする
・鍵の返却について案内をする
・郵便の転送について案内をする

連絡はエビデンスを残すために必ずメールでやることが大事でしたね。

退去者に予めやっておいてもらいたいことを事前にしっかりと通知しておくことが退去をスムーズに進めるために大事なことです。

そのためには、案内のメールのひな形を作っておくことをお勧めします。

退去当日にはどのようにすればよいのか？　については別の記事で詳しく書いていきますね。